아이젠하워 매트릭스로 우선순위 관리하기

아이젠하워 매트릭스 - 우선순위 관리기법

굉장히 많은 일들이 쏟아져 들어온다.

일들은 모두 긴급 우선순위를 포장하고 있지만, (요청한 사람은 당연히 본인이 요청한 건이 가장 빨리 처리되기를 기대한다) 막상 들여다 보면, 일들은 순서를 갖게 마련이다.

 

아이젠하워

높은 지위에 올라 있는 사람일 수록, 더 많은 의사결정권을 갖는 것이 보통이다.

마치 트리 구조의 정점에 있다면 굉장히 많은 리프 노드를 갖고 있는 것과 같이 의사 결정 해달라고 요청 받는 건도 많을 것이다.

미합중국 제34대 대통령 드와이트 데이비드 "아이크" 아이젠하워(Dwight David "Ike" Eisenhower)는 그런 지위에 있는 사람이었다.

그리고, 그는 이를 효과적으로 처리하기 위한 나름의 노하우를 정리했다.

 

 

아이젠하워의 우선순위 분류 기준

물밀듯 쏟아지는 업무를 두 개의 기준으로 분류하였다.

1. 급한 것인가? (urgent)
2. 중요한 것인가? (important)

얼핏 생각하면 둘의 차이가 뭐가 있을까 싶지만, 아이젠하워는 급한 것과 중요한 것은 별개로 정의하였다.

둘의 차이점은 아래와 같이 볼 수 있다.

• 급한 것
  • 시간에 민감한 것 (빨리)
  • 즉각적인 관심/ 반응/ 대답 등을 요구하는 것
  • 때때로 중요한 것들을 오래 묵혀두면 급한 것으로 변질(?)되기도 함
  • 빨리 (그러나, 주로 단기간) 집중해서 끝낼 수 있는 것
  • 어떤 외부 요건/사건/요청 등에 대한 반응/대응과 관련이 있는 것
• 중요한 것
  • 조금 천천히 해도 되지만 확실히 제대로 해야 하는 것
  • 추구하는 가치/ 목적 지향적인 것
  • 주로 중장기적인 성격
  • 어떤 외부적인 요소에 반응하거나 후행하는 성격이라기 보다, 미래를 준비하는 선제적인 성격
  • 때때로 전략적 사고, 로드맵 등 체계적인 접근이 필요

 

아이젠하워 매트릭스

급한 것을 정의할 수 있으면 그 반대도 정의할 수 있다.

마찬가지로 중요한 것을 정의하고 그 반대도 정의할 수 있다.

따라서, 아래와 같은 4분면이 도출된다.

아이젠하워는 이 4분면에 어떻게 대응해야 하는지를 아래와 같이 정의하였다.

(분류를 하는데 그치면 의미가 없으니까)

 

매트릭스 4분면별 특성

실제 4분면을 좀 더 들여다보자.

• Important + Urgent: 중요하고, 시간이 촉박함 -> 먼저 해라 (do first)
• Important + Not Urgent: 중요하지만 급하지는 않음 -> 이왕 하는 거, 일정 잡고 잘 하자 (schedule)
• Not Important + Urgent: 중요하지는 않지만 급함 -> 위임하자 (delegate)
• Not Important + Not Urgent: 중요하지도 않고, 급하지도 않음 -> 하지 말자 (drop)

그런데, 이렇게 표만 보고 막상 나의 일을 분류하다 보면 분류가 편향되는 것을 발견하게 되어 단순한 to-do list로 전락해 버릴 수 있다.

예를 들어, 모든 Important + Urgent (Do First)로만 분류되는 현상과 같다.

따라서, 이 분류의 의미에 대해 좀더 생각해 볼 필요가 있다.

 

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아이젠하워 매트릭스 숨은 의미 고민

I have two kinds of problems: the urgent and the important.
The urgent are not important, and the important are never urgent.

급한 것과 중요한 것으로 나눌 수 있다. 급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 절대 급하지 않다.

위 말만 보면, 아이젠하워가 관심있게 봤던 영역은 위 그림상에서 Schedule(Important + Not Urgent) 영역과, Delegate(Not Important + Urgent) 영역으로 보인다.

처음에 매트릭스를 봤을 때, 스스로 던진 질문은 다음과 같다.

• Drop 영역(Not Important + Not Urgent)은 어차피 안 할 것이니 굳이 분류체계로 없어도 되지 않을까?
• Important + Urgent면, 정말 중요하겠구나! 이 녀석을 잘 해야겠네!
• Not Important + Urgent: 위임을 하는 거면, 나 개인적으로는 Drop과도 비슷한 것이 아닌가? 나는 말단인데, 누구한테 위임할 수 있단 말인가!

그런데, 아이젠하워의 생각과 다른 자료들을 보면서 생각이 바뀌게 되었다.

• Drop 영역을 두는 것이 의미가 있겠구나 (inbox에 들어온 이후에 분류할 수도 있음)
• Important + Urgent (Do First) 영역이 메인이 아닐 수도 있겠구나.
• Delegate는 막연히 다른 사람에게 시키고, 나의 inbox를 줄이는 것 이상의 의미가 있어야 한다.

따라서, 각 사분면의 아이템 성격을 아래와 같이 검토하면서 어느 칸에 맞는지를 검토해 볼 수 있을 것 같다.

• Important + Urgent (Do First) : 위기 관리와 관련된 것
• Important + Not Urgent (Schedule) : 미래 계획 수립/ 실행
• Not Important + Urgent (Delegate) : 위임하되 그 결과를 내가 받아볼 수 있도록 하여, 적임자를 찾는 것 (마치 내가 직접한 것과 같거나, 나보다 더 잘할 수 있는 사람을 찾는 것)
• Not Important + Not Urgent (Drop): 방해가 되거나, 낭비가 되거나, 해봐야 별 효과가 없을 것 같은 것, 혹은 거절해야 하는 것

 

어떻게 분류하고, 어디에 집중할까?

만약 일거리가 발생하면, inbox에 기록한다.

그리고 위의 4개 분면의 어느 카테고리에 들어갈지 순차적으로 검토하자.

앞서 말한 것처럼 우리가 집중해야 하는 것은 Schedule에 해당하는 것이다.

만약, Do First 영역에 대부분의 아이템들로 가득차 있다면, 바쁠지는 몰라도 정말 의미있는 일로 시간을 보내고 있는지는 의심해 봐야 한다.

개인/조직의 성장과는 거리가 멀 수도 있다.

미래를 위한 준비보다는 현실 위기관리/수정/대응에 급급한 상태일 수도 있기 때문이다.

이 상태가 지속되면, 개인/조직 구성원들은 지쳐가기 쉽고 이탈할 우려도 있다.

 

 

관리/리밸런싱

만약, 4개 사분면이 특정 영역에 치우치고 있다면 리밸런싱을 검토하는 것이 바람직해 보인다.

다음의 요소들을 검토해 보자.

• 위임 가능한가?
• 아이템의 크기가 균등한가?
  • 집안 청소와 심부름은 한 줄 아이템으로 표현이 가능하다.
  • 자격증 따기, XX 전문가 되기는 한 줄 아이템으로 표현이 어려울 것이다. 들어가는 노력/시간의 규모가 위의 아이템과는 다르다.
• 시간이 지나면, 안 해도 되는 일이 생기거나 우선순위가 바뀌기도 한다. 안해도 되는 일로 판정된 것은 없는지 살펴 보자.

 

결론

• 각 사분면의 특성을 올바로 이해하고 분류해야 한다. 분류 기준을 명확히 이해하지 못하면, 1차원적인 to-do list가 된다.
• 우선순위 리밸런싱을 주기적으로 관리하는 것이 좋을 것 같다.
• 발전을 위한 목적으로 우선순위를 분류하자.